Dinsdag 10 maart was de gecombineerde CCZ/BMI dag bij Symfora in Amersfoort. Het thema van de dag was kennismanagement. Is kennismanagement een hype? Voor velen is kennismanagement wel heel erg ongrijpbaar.
Dankzij de lezingen van Boyd Hendriks, Annemarie Koomen van het CBS en de presentaties van de groepen deelnemers werd het allemaal wat duidelijker wat er wordt verstaan onder kennismanagement.
Terwijl vooraf bij de inventariserende vraag “wie doen er aan kennismanagement?” slechts een aantal mensen aarzelend hun vinger opstaken, denk ik dat er na de uitleg en voorbeelden al veel meer medische bibliotheken bezig zijn met kennismanagement. Daarbij speelt X-ref, de bibliotheeksoftware die veel ziekenhuisbibliotheken gebruiken, deels een rol.
Kennismanagement elementen
1. Aansluiten bij het primaire proces van de organisatie en weten wie je doelgroepen zijn, zijn de eerste vereisten om aan kennismanagement te doen.
Dit is mn voor medische bibliotheken die voor de hele organisatie, ziekenhuisbreed , zijn gaan werken heel belangrijk. Behalve een duidelijk beeld van de doelgroepen moet je ook de producten en diensten per doelgroep definiëren. Sommige bibliotheken werken al met een productgids in gedrukte vorm of digitaal op intranet of via ‘Mijn Digitale Bibliotheek’ (MDB). Een heel mooi hulpmiddel hierbij is de taxonomie van de Amerikaanse Medical Library Association, gemaakt door de werkgroep die gekeken heeft of de Balanced Score Card methodiek ook bruikbaar is voor medische bibliotheken.
2. Belangrijk is verder dat je als informatiecentrum/bibliotheek weet welke projecten er intern worden opgestart en dat je er in een vroeg stadium bij betrokken bent.
Een mooie kans vormen de zorginnovatieprojecten die tegenwoordig in veel instellingen spelen, zoals patiëntveiligheid of het EPD.
Wij zien bij verschillende bibliotheken die MDB gebruiken dat ze een kennisbank hebben ingericht om informatie over werkgroepen, lidmaatschappen, aandachtsgebieden vast te leggen en te ontsluiten. Verder zijn er diverse bibliotheken die via MDB zogenaamde kennisdossiers aanbieden. Digitale knipselkranten per onderwerp. Allemaal zaken die bij het CBS in ontwikkeling zijn. De medische bibliotheken lopen dus voor!
En hoe weet je wat er allemaal speelt door veel in contact te zijn met je gebruikers. Je moet dus echt uit de bibliotheek komen en je gebruikers opzoeken. Denk daarbij aan de pro-actieve rol die we eigenlijk allemaal moeten hebben of zelf aan een ‘clinical librarian’.
3. Een ander belangrijk aandachtspunt wat Boyd aangaf is het meetbaar maken van de resultaten, liefst in kritische succes factoren op een aantal cruciale aspecten.
Het is wel heel moeilijk om de output van een bibliotheek in harde cijfers of zelfs in euro’s zichtbaar te maken. Afgelopen maanden hebben we voor een groot aantal MDB gebruikers een gebruikerstevredenheidsonderzoek gedaan. In het kader van een afstudeeropdracht zijn de uitkomsten ook verwerkt in een benchmark. De uitkomsten van de enquête bieden zicht op de wensen en behoeften van de gebruikers en geven aan hoe zij de kwaliteit van de bibliotheek ervaren. Op dit moment werken wij hard aan prototype van een managementdashboard voor bibliotheken. In dat dashboard worden op basis van de Balanced Score Card, verschillende kritische prestatie indicatoren (KPI’s) visueel inzichtelijk gemaakt. De gehanteerde KPI’s zijn afkomstig uit internationale ISO normen voor bibliotheken. Door een goede onderbouwing maak je het effect van de producten en diensten van de bibliotheek heel inzichtelijk, ook richting management. We zien bij sommige bibliotheken heel positieve effecten naar aanleiding van het gebruikersonderzoek, in de vorm van extra aandacht of zelfs extra budget.
X-ref en Mijn Digitale Bibliotheek zijn meer dan een catalogus. Het concept van Mijn Digitale Bibliotheek is altijd al bedoeld om de bibliotheek verder te helpen. Of we dat nou kennismanagement noemen of niet; X-ref en Mijn Digitale Bibliotheek bieden u de mogelijkheden en ondersteuning om verder te professionaliseren, klaar voor de toekomst!
Bibaholic : bibliotheken als werk en hobby 