Die ene oplossing voor alle bibliotheken bestaat niet

Gisteren organiseerde Ingressus het seminar ‘Drempels Weg’ in de Nieuwe Bibliotheek van Almere. In de ochtend mocht ik een presentatie verzorgen. Hierbij mijn verhaal:

Goedemorgen dames en heren,

Veel bibliotheken zijn op zoek naar manieren en tools om de steeds ‘digitaler’ wordende collecties beter te beheren en te beheersen en aan te bieden aan de gebruikers. Dat is waarschijnlijk ook één van de redenen waarom u hier vandaag bent.

Daarbij is het belangrijk om te weten dat er niet één oplossing is die voor iedereen geldt. Per bibliotheek moet heel goed gekeken worden naar de aard van de collectie, de wensen van de gebruikers (waar lopen ze nu tegenaan, wat ervaren zij als bottleneck) en inzicht in de geïntegreerde oplossing waar de bibliotheek in de toekomst naar toe wil.

Dit roept bij u wellicht de volgende vragen op:
* Wat betekent dat voor mijn situatie?
* Hoezo wil je niet dat wij allemaal HAN of Summon kopen?
* Waar zit het addertje onder het gras of wat is de rol van Ingressus in deze?

Daarom ligt ik hierna de volgende punten toe:
Iedere bibliotheek en iedere bibliotheekcollectie is anders. Niet alleen keuzes uit het verleden, maar denk ook aan gebruikers, andere accenten in de collectie met andere licenties of een ander ICT beleid binnen de instelling. Daarom kunnen niet alle bibliotheken dezelfde oplossingen of tools gebruiken.

Iedere tool, HAN, Summon of iedere ander pakket, heeft specifieke eigenschappen, randvoorwaarden etc. die moeten aansluiten bij de behoefte van de bibliotheek(collectie), de gebruikers, het budget ed.

Vanuit onze kennis van en ervaring met bibliotheken en de diverse tools die er verkrijgbaar zijn, kunnen wij bibliotheken helpen om de juiste keuzes te maken. Soms betekent dat, dat we adviseren om een andere oplossing te kiezen dan waar we oorspronkelijk voor kwamen of dat we adviseren om eerst iets anders te doen.

Verschillende situaties
Onder de aanwezigen vandaag zitten bibliothecarissen/informatiespecialisten van verschillende soorten bibliotheken:
Universiteiten (UKB) nemen veelal deel aan de zogenaamde big deals, consortium afspraken met de grote internationale, commerciële uitgevers op basis van meerjarige contracten. Deze afspraken omvatten een groot deel van de collectie en zijn goed voor een groot deel van het gebruik. De toegang is bijna altijd op basis van IP en er zijn weinig bronnen met inlogcodes. Thuistoegang is vaak al geregeld.

Binnen de hogeschoolbibliotheken (SHB) zijn ook afspraken met dezelfde uitgevers. Een belangrijk verschil met de universiteiten is dat lang niet alle hogeschoolbibliotheken meedoen, dat er meer geaggregeerde databanken zijn en dat een behoorlijk deel van de collectie nog gericht is op Nederlandstalige informatie, die soms nog niet digitaal beschikbaar is, waar sprake is van individuele abonnementen en waar vaak wordt gewerkt met toegang op basis van inlog.

Medische bibliotheken hebben wel een aantal online databases, maar nemen over het algemeen geen hele uitgeversfondsen en zelden geaggregeerde databanken af. Het gaat hier met name om individuele, online abonnementen waarvan een deel met inlogcodes.

Per instelling geldt ook een andere ICT beleid, wil men bijvoorbeeld alles zoveel mogelijk extern hosten of toch lokaal installeren. 

Sommige bibliotheken, universiteitsbibliotheken of openbare bibliotheken hebben hun eigen ICT afdeling waardoor men minder afhankelijk is dan een bibliotheek binnen een andere organisatie die afhankelijk is van de automatiseringsafdeling die werkt voor de hele organisatie. In het laatste geval heeft de bibliotheek met haar applicaties die nergens anders binnen de instelling worden gebruikt soms ook nog eens een lage prioriteit terwijl kennis en ervaring soms ook niet aanwezig zijn.

Verschillende oplossingen
Bibliotheken streven bijna allemaal de volgende doelen na in relatie tot de collecties:
* Geïntegreerde toegang tot alle bronnen;
* Efficiënter beheer;
* Betere zichtbaarheid en terugvindbaarheid.

U kunt zich nu beter voorstellen dat de oplossing voor de ene bibliotheek niet automatisch ook de beste oplossing is voor alle bibliotheken, omdat de ervaren knelpunten en behoeften per bibliotheek en per organisatie verschillen. Tijdens gesprekken met bibliotheken tekende ik vaak het plaatje van een huis, eigenlijk meer een soort bouwplaat met de verschillende ingrediënten van een digitale bibliotheek.

ingredienten digitale bibliotheek

Sommige van mijn klanten noemen dit ook wel mijn huisjesmodel. Tot ik samen met een aantal van mijn collega’s op basis van een discussie een aantal maanden geleden tot een heus ontwerp voor een digitale bibliotheek villa á la Gerrit Rietveld kwam. (Zonder drempels natuurlijk! Vandaar het thema van dit seminar vandaag.)

model digitale bibliotheek

Collectie: Iedere bibliotheek heeft een collectie, deels fysiek (soms met een achterstand in het beschrijven), deels digitaal. De trend is dat er een verschuiving is naar een steeds groter aandeel digitale bronnen.

Beheerslaag: Middels de catalogus of een ERM (electronic resource management systeem) worden alle beschreven publicaties beheert. Maar bij wie van u heeft de bibliotheek in de verwerking van de fysieke collectie en wie van u beschrijft alle elektronische publicaties in de catalogus?

Zoeklaag: Dat is de reden dat er verschillende technische oplossingen zijn om zowel de catalogus als de elektronische bronnen waar de bibliotheek toegang toe heeft gelijktijdig te doorzoeken middels bijvoorbeeld federatief zoeken of index cq. discovery oplossingen. Let echter op, niet voor alle databanken zijn connectoren beschikbaar en niet alle content is geïndexeerd in een discovery oplossing. Een 100% dekking van alle bronnen is er niet. Daarom is het voor u belangrijk om een onderbouwde keuze te kunnen maken door vooraf inzicht te krijgen, bijvoorbeeld door een overlap analyse of overzicht van de beschikbare connectoren.

Als een bibliotheek databanken van één leverancier af neemt, dan heeft u vaak al te maken met één platform, er is dan minder behoefte aan een aparte zoeklaag. Of als u alleen maar fulltext bronnen heeft, dan is er al minder noodzaak voor een link resolver. (Even los van mogelijke koppelingen cq. integratie die de link resolver misschien biedt met Google Scholar).

Presentatielaag: Iedere technische oplossing heeft een eigen interface die u al dan niet kunt aanpassen aan uw eigen smaak of huisstijl. Afhankelijk van de locatie van de gebruikers of de authenticatie van een bron, hebben uw gebruikers toegang tot de zoeklaag en/of de bronnen. Daar loopt u dus mogelijk tegen authenticatie aan.

Authenticatie: Authenticatie en identificatie verschilt dus per locatie (binnen of buiten het IP van de campus of instelling) en de aard van de collectie en de daaraan gekoppelde noodzaak en de behoeften van de gebruikers. Ook hiervoor zijn diverse oplossingen zoals Hidden Automatic Navigator of de SURFfederatie waar 360 Access Control mee samenwerkt.

Rol Ingressus
Waarom vertel ik u dit allemaal? Vanuit de missie van Ingressus “bibliotheken helpen beter te worden” willen wij ook op het digitale vlak ondersteunen. Er zijn zo veel oplossingen van verschillende leveranciers verkrijgbaar die allemaal hun specifieke kenmerken hebben. Het is moeilijk om nog door de bomen het spreekwoordelijke bos nog te kunnen zien. In plaats van een snelle verkoop proberen wij samen met u na te denken over waar uw bibliotheek in de toekomst naar toe wil, de stip op de horizon, en daar de juiste tools bij te zoeken, zodat ook voor uw gebruikers de drempels verdwijnen en uw bibliotheek zich kan richten op een efficiënte dienstverlening aan de gebruikers.

Dank u wel.
Voor vragen mag u altijd contact met mij opnemen.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers op de volgende wijze: